Imparare a gestire il tempo

Imparare a gestire il tempoTempus fugit, dicevano i latini che la sapevano lunga. Sono passati un paio di millenni e il tempo continua a correre veloce. Incessante, infaticabile. Anzi, oggi – causa il famoso logorio della vita moderna – è diventato ancora più sfuggente. Una merce rarissima. Tanto che ormai se ne parla come dell’ultimo e unico vero lusso.
Il tempo fugge e non si può far niente, lo sappiano. Quel che si può fare, però, è provare a non sprecarlo. A organizzarlo meglio, per poi godersi quello che avanza.
Per riuscirvi, il primo passo è capire quanto tempo si spreca davvero. Come? Più o meno come si fa quando si gestisce il budget familiare. Per rendersi conto di quanto si spende effettivamente, non c’è altro modo che registrare diligentemente tutte le spese effettuate giorno dopo giorno e tirare le somme a fine mese. Quando poi si scorrono le singole voci, ecco che si riesce anche a capire dove e come intervenire per risparmiare. Allo stesso modo, per imparare a non sprecare minuti preziosi, basta registrare quanto tempo si dedica a ogni attività quotidiana. A che ora si inizia, a che ora si termina e a che ora si passa ad altro. Sì, a prima vista potrebbe sembrare una colossale perdita di tempo. Ma basta farlo per una settimana intera (senza barare) per scoprire cose sorprendenti. E abitudini deleterie. Per esempio i quarti d’ora, che presi singolarmente sembrano poca roba, ma messi uno in fila all’altro fanno ore e ore, che si trascorrono a trastullarsi con Facebook o qualche altro social network, oppure a commuoversi (si va beh) per l’ennesimo video di un gattino di Youtube. Ma anche quanto poco si dedica a leggere il giornale (sempre che qualcuno lo faccia ancora: valgono anche le edizioni digitali) o un libro. Si possono sommare i minuti persi davanti alla tv e quelli al supermercato (per scoprire magari che la spesa online potrebbe essere una soluzione), quelli dedicati alla salute o all’attività fisica, e accorgersi che lo squilibrio è scandaloso.
Per segnare le varie attività e il tempo che ci si impiega ad archiviarle, si può fare alla vecchia maniera, con carta e penna, oppure, per restare al passo coi tempi, si può usare un’App per smartphone e tablet pensata appositamente per questo: si chiama Toggl e, in barba al detto che recita “il tempo è denaro”, è gratis.
Come detto, però, l’elenco è solo il primo passo. Per imparare a gestire davvero il proprio tempo, per liberarsi dalla schiavitù del tempo, bisogna saperlo leggere quell’elenco. Serve un metodo scientifico.
Per fortuna esiste: l’ha messo a punto un signore americano che si chiamava Stephen Covey. Ed è talmente semplice e intuitivo che non si capisce come mai non ci sia venuto in mente prima. Funziona così: dopo aver segnato le varie attività svolte durante una giornata, una settimana, un mese (per chi proprio non vuole lasciare nulla al caso) bisogna raggrupparle in quattro categorie: le cose urgenti e importanti; quelle importanti ma non urgenti; quelle urgenti ma non importanti; e infine, quelle né urgenti né importanti. Tutto chiaro? Allora spieghiamo.
Intanto, una premessa fondamentale. L’importanza è soggettiva, varia da persona a persona e varia col tempo: quello che è importante oggi, non è detto che lo sia anche domani. Ha a che fare con i valori, i principi, gli obiettivi e i risultati che si vuole raggiungere. L’urgenza, al contrario, è oggettiva, dipende esclusivamente dalla variabile tempo: o si fa adesso o mai più.
Ecco allora che alla prima categoria (importanti e urgenti), chiamata delle necessità, appartengono tutte quelle attività che sono significative e non si possono rimandare, altrimenti sono guai. Come andare a vedere perché il bimbo piange, fare quella telefonata che non si ha voglia di fare ma da cui dipendono le sorti del mondo (si fa per dire), consegnare questo articolo, spegnere il principio d’incendio che si sta sviluppando in cucina, e di corsa!
Al secondo gruppo (importanti ma non urgenti), appartengono quelle attività che si sa di dover fare (o che si avrebbe voglia di fare) ma che si rimandano a quando si avrà più tempo: un corso di formazione, l’iscrizione in palestra, la pianificazione di un viaggio, un pomeriggio dal parrucchiere e al centro benessere, una visita di controllo dal medico.
Nel terzo (urgenti ma non importanti) ci sono le scocciature. Tutte quelle attività richieste da altri e importanti e urgenti solo per loro, come le telefonate e le e-mail alle quali si risponde solo per cortesia, ma che interrompono quello che si sta facendo ed è importante per noi.
All’ultimo gruppo (non importanti e non urgenti) appartengono le distrazioni e i piccoli svaghi. Tipo, appunto, le consuete controllatine a quel che succede su Facebook (come se succedesse davvero qualcosa).
Una volta terminato l’esercizio, bisogna “pesare” i quattro gruppi. E modificarli. L’obiettivo principale dovrebbe essere quello di minimizzare le attività del primo gruppo, altrimenti si finisce a lavorare perennemente in emergenza e lo stress va alle stelle. Il consiglio è affrontarle di petto, partendo da quelle più difficili, da quelle che spaventano di più. Se si affrontano subito, non solo si risparmia un sacco di tempo (quello passato a rimandare), ma cresce anche l’autostima. Anche il terzo e il quarto vanno sfoltiti, anzi: andrebbero proprio azzerati. In fondo o si tratta o di scocciature o di illusorie vie di fuga da problemi che non si vuole affrontare. Il gruppo su cui concentrarsi, invece, è il secondo, che è proprio quello a cui di solito si dedica minor tempo. Riordinare e riprogettare le attività importanti e (erroneamente considerate) non urgenti, garantisce i maggiori benefici a lungo termine, abbassa lo stress nel quotidiano e fornisce una direzione chiara verso la quale noi, e non altri, riteniamo importante andare. Senza contare che poi avanza anche un sacco di tempo da utilizzare come più piace. Perfino su Facebook.

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