Time management: le regole per una perfetta organizzazione del tempo

 

Per time management si intende un processo di organizzazione del tempo e delle attività che ogni giorno dobbiamo affrontare. Lo scopo è quello di aumentare la produttività e l’efficienza, ma anche di utilizzare le adeguate energie per determinate attività.

 

Viviamo nell’epoca dei social network, delle informazioni immediate, del “tutto e subito” e siamo abituati a vivere l’essere multitasking come una peculiarità e un pregio da ricercare a ogni costo.
Molto spesso, però, pur di riuscire a svolgere tutte le incombenze quotidiane, capita di sprecare quella che è la nostra risorsa migliore, ovvero il tempo: ciò non è altro che la conseguenza di una mancata organizzazione del tempo che si ha a disposizione e delle attività.

Il time management ha la funzione di evitare che ciò possa accadere e una gestione adeguata del tempo e delle energie, permette di riuscire ad arrivare a fine serata godendo di quella sensazione di pace e serenità di chi ha fatto tutto ciò che avrebbe dovuto fare: come quando si termina il workout in palestra.

Oggi, a tal proposito, sono disponibili moltissimi corsi, libri, app, video… che spiegano le tecniche più idonee ad un perfetto time management, ma prima di arrivare a imparare le strategie corrette, bisogna conoscere – e quindi evitare – quelli che sono gli errori più comuni. Vediamoli insieme.

 

 

1 – CONCENTRARSI SU COSE ASTRATTE

Uno dei motivi principali per cui non riusciamo a organizzare al meglio il nostro tempo è quello di non sapere quali azioni intraprendere.
Quante volte ci siamo ritrovati a pronunciare la frase: “E ora da dove inizio?
Ciò capita perché piuttosto che concentrarci su attività concrete – che possiamo, quindi, analizzare e programmare – ci focalizziamo su pratiche astratte e ben poco definite, che portano a una resistenza mentale e al conseguente procrastinare.
Cerchiamo di porre, piuttosto, la nostra attenzione su piccole e concrete azioni e sulla sensazione di benessere che proviamo non appena terminate. Concentriamoci sul presente, sul famoso “qui e ora“, imparando a vivere intenzionalmente ogni singolo gesto.

 

2 – NON STABILIRE DEGLI ORARI

Il segreto di un buon time management – e di una relativa organizzazione del tempo – è sicuramente il porsi (e rispettare) degli orari.
Sappiamo di dover svolgere molte attività ogni giorno: rispondere alle email, partecipare alla riunione, prendere i bambini a scuola, fare la spesa…, ma non stabilendo un orario ben preciso per ognuna di queste attività, stiamo lasciando spazio alla procrastinazione e alla distrazione.
Imparando a utilizzare un time boxing, aiutandoci con un’agenda, un calendario o un’app, riusciremo a ritagliare anche del tempo per noi, per il relax e quelle attività piacevoli che spesso non si riescono a svolgere.
Questo perché indicando orari ben precisi per ogni attività, e soprattutto un blocco temporale ben identificato, sarà molto più facile allontanare le distrazioni.

 

3 – IMPEGNARSI TROPPO A LUNGO

Fin dai tempi della scuola, ci abituano a lunghe sessioni di studio o di lavoro. Questo, però, come provato anche da numerose ricerche scientifiche, non porta a una maggiore attenzione bensì all’esatto opposto.
Un segreto utilizzato molto spesso dagli esperti di time management è quello di identificare blocchi di tempo limitati in cui svolgere le attività.
L’ideale sarebbe impegnare la nostra mente e il nostro corpo per 15 minuti alla volta e concederci, allo scadere dei minuti prestabiliti, una piccola pausa. Tuttavia, se si necessita di più tempo, sarà possibile arrivare ad un massimo di 60 minuti consecutivi.

 

4 – NON UTILIZZARE UN’AGENDA

Questo, tra tutti, è sicuramente l’errore più comune.
Generalmente, infatti, si pensa che cercare di ricordare a mente tutte le attività da svolgere durante la giornata sia un ottimo esercizio per la memoria.
In realtà, non avere una to do list è il passo decisivo verso la procrastinazione. Il cervello si concentra sulle “grandi attività” dando meno importanza alle piccole azioni.
Sforziamoci di utilizzare un’agenda o, in alternativa, a stilare una lista delle cose da fare.
Il momento ideale per svolgere questa attività è la mattina appena svegli: la mente è infatti sgombera e possiamo concentrarci sulla giornata che ci attende.

 

5 – RIMANDARE A DOMANI

Si è compreso, a questo punto, che l’errore più grave nel time management, sia quello della procrastinazione.
Il non riuscire a stabilire tempi e priorità porta, inevitabilmente, a non avere tempo per sé a rinunciare a qualche attività della lista che ci sembra meno importante di altri.
I motivi per cui ci ritroviamo a “rimandare a domani” sono diversi, anche se molto spesso sono legati al non saper da dove iniziare e al timore di fallire.
Un’altra causa, molto comune, della procrastinazione sono i social network. Quante volte ci ritroviamo a pensare di non avere tempo per far fronte ad un impegno, ma poi invece lo abbiamo per navigare online o postare una foto su Instagram?
Ovviamente anche attività come queste sono utili e devono essere svolte, ma senza un’adeguata gestione del tempo rischieremo di sentirci frustrati per non aver spuntato ogni punto della nostra lista.
Come ogni cosa, anche la gestione del tempo, deve essere imparata e se fino ad oggi siamo stati dei procrastinatori seriali o non abbiamo mai posto attenzione alla nostra to do list, svolgendo le attività senza una logica ben precisa, non possiamo pretendere di ottenere tutto e subito.

 

Iniziate concentrandovi sul “qui e ora” e sul vivere intenzionalmente ogni attività. Imparate a utilizzare un’agenda, stilate un time boxing e concedetevi delle gratificazioni per ogni impegno portato a termine.

Imparando ad apprezzarvi, apprezzerete anche il vostro tempo.

 

 

Ilaria Quaresima
Dottore in Giurisprudenza, Consulente del lavoro ed Esperta di Counselling Psicologico

 

 

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